Un correo electrónico trabaja como nuestra mano derecha en el mundo laboral. Sin embargo, puede convertirse en el eje del desastre y, en consecuencia, la causa de múltiples complicaciones, cuando no se encuentra ordenado.
La información almacenada en nuestro correo requiere ser consultada con regularidad. En muchas ocasiones, es necesario corroborar información de hace meses, lo que puede resultar una labor titánica cuando tenemos más de seis mil correos en la bandeja de entrada.
Considerando que organizar el correo electrónico nos permite ser más eficientes, Bárbara Pavan (@barbarapvn en Twitter) de hipertextual.com, nos ofrece una serie de tips para lograrlo:
Usa carpetas: De acuerdo con determinada temática, simplemente llevamos los correos que queremos hasta esta carpeta para encontrarlos fácilmente después.
Usa filtros: Los filtros nos permiten también obviar la organización y tener loscorreos, incluso los nuevos, separados perfectamente por carpetas. De esta forma nos podemos ahorrar un buen tiempo.
Usa recetas de IFTT:IfThisThenThates un servicio excelente que funciona a base de recetas, así que podemos aprovechar alguna de ellas para sacarle el provecho máximo a nuestro correo electrónico.
Usa un cliente particular: si bien podemos usar Gmail, Outlook o lo que sea en la web, algunos clientes nos brindan más opciones.
Por ejemplo, hay personas que confían en un programa específico como, Sparrowen el caso de los usuarios de Mac yThunderbirdde Firefox, que permiten ser más organizados y poseen muchos plug-ins para personalizar la experiencia.
Usa etiquetas: Si preferimos tener nuestros correos en la bandeja de entrada, podemos asignar las etiquetas de acuerdo con temáticas o con status, depende de cómo lo consideremos más productivo.
Archiva: En Gmail y Outlook, podemos archivar nuestros correos electrónicos viejos que no necesitamos a mano, que luego podemos acceder a ellos desde el buscador, pero no los veremos ni en las carpetas, a menos que así lo deseemos, o en la bandeja de entrada.
Elimina lo que no necesitas: Es fundamental que no atesoremos correos viejos porque de otra forma nunca vamos a poder estar bien organizados. Además, si no tenemos intenciones de pagar por más almacenamiento, podemos estar ocupando espacio preciado para nuevos emails. Así que, tratemos de hacer una limpieza periódica eliminando lo que no necesitamos más.
Elimina los correos con archivos pesados: En este mismo sentido, lo que podemos hacer es una búsqueda con un operador avanzado para poder encontrar los correos que tengan adjuntos y borrarlos para no ocupar espacio innecesario.
Organiza por leídos y no leídos: esta es una de las funcionalidades de Gmail que más me gusta, nos permite poner en primer plano los correos que todavía no leímos, sin importar la fecha. Es una forma ideal para organizar nuestras prioridades y saber qué es lo que tenemos que responder.
¡Sigue estos tips y organízate! Convierte el caos de tu correo electrónico en un archivo donde la armonía te permitirá ser un profesional más efectivo.
