Hay algunas cosas que por sentido común no deben mencionarse por correo electrónico: opiniones políticas, referencias sexuales sobre alguien ni chismes de la oficina.
Pero también hay temas y frases menos obvias que podrían evitarse, especialmente si quiere verse y ser profesional, competente y estar a la altura de su trabajo. Después de todo, los emails pueden guardarse por mucho tiempo y nunca se sabe lo que podría reaparecer en el futuro.
Esto es lo que los profesionales de recursos humanos dicen que debe evitar a toda costa en sus correos.
1. «Solo un aviso, mañana me voy a reportar enfermo»
Reportarse como enfermo para atender alguna emergencia no significa que deba avisarles a todos. «Enviar por correo electrónico sus planes al día siguiente no es el más inteligente de los movimientos», señala el socio estratégico de recursos humanos para USA Today, Patrick Colvin. «Esto simplemente muestra su deshonestidad y hace que la gente empiece a dudar de su honestidad».
Si bien su jefe podría entender si le explica por qué debe ausentarte, tener una prueba escrita es poco inteligente. «A menos que esté realmente enfermo y tenga la sensación de que no podrá levantarse al día siguiente, no avise a las personas que va a faltar», agrega Colvin.
2. «Juan realmente ‘la embarró‘ con ese proyecto”
«Nunca hable sobre el desempeño de un compañero de trabajo, a menos que sea su jefe y lo esté discutiendo con el departamento de recursos humanos o su propio supervisor”, aconseja el presidente y CEO de SkillPath, Cam Bishop. «No solo es grosero, sino que no es su lugar hablar sobre el desempeño de otra persona a través de un correo electrónico», destacó.
3. «Me siento…»
Lo mejor es mantener todo el correo electrónico emocional fuera del trabajo, dice Ginger Robitaille, generalista de recursos humanos en Turning the Corner. «Es importante que las comunicaciones por correo electrónico se basen en hechos, compartan la información que se requiere y que nunca se centren en temas sentimentales. Nuestras emociones se pueden interpretar de muchas maneras diferentes cuando no hay tono o inflexión de voz que acompañe las palabras», dice.
¿Y si no puede mantener sus emociones fuera del contenido de un correo electrónico? Entonces esa es una conversación que probablemente deba tener en persona o por teléfono.
4. “¿Te queda bien mandarme esos documentos el martes? No te preocupes si se te complica”
El lenguaje tentativo no tiene cabida en un correo electrónico, según la experta en recursos humanos y fundadora de A Better Monday, Amanda Gulino. En su lugar, busque expresiones como «¿Ya vio los documentos que le envié la semana pasada? Por favor revíselos y devuélvamelos con sus comentarios el martes a más tardar las 15 para que podamos mantener el avance del proyecto».
Al comunicarse de manera asertiva y clara en los emails del trabajo proyectará confianza y competencia.
5. «Te paso una copia del proyecto en el que estoy trabajando con mi equipo. Me encantaría recibir tu opinión»
«A menos que su jefe diga que está bien compartir un proyecto, guarde los documentos referentes para usted o para los miembros específicos del equipo», dice la cofundadora de Early Stage Careers, Jill Tipograph.
Compartir inadvertidamente información confidencial o de propiedad intelectual de su empresa puede parecer un error inocente, pero puede ser motivo de despido. «A los millennials en particular les gustan los temas colectivos, incluso cuando se trata de un asunto de toma de decisiones», señala Tipograph. «Pero preguntarle a su amigo, quien también se dedica a ventas, por ejemplo, cómo resolver un problema de un cliente no es admisible».
6. «Este lugar realmente me deprime a veces»
Incluso si le escribe a su mejor amigo en la oficina después de un día realmente complejo, nunca debe decir nada negativo acerca de su lugar de trabajo a través del correo electrónico. «Un mensaje para sus compañeros acerca de cuánto desprecia el trabajo que hace puede llegar fácilmente a su jefe», señala Tiffany Kuehl, reclutadora sénior de recursos humanos para Versique. «En el mejor de los casos, su superior programará una reunión para hablar sobre sus inquietudes. En el peor, acaba de darle razones para despedirlo”, comentó.
7. «Disculpa el retraso»
«Es importante asumir la responsabilidad y pedir disculpas de vez en cuando, pero algunos de nosotros lo hacemos con demasiada frecuencia», dice Alayna Frankenberry, gerente de Inbound Marketing para BlueSky ETO.
«Las mujeres especialmente se disculpan y amortiguan sus declaraciones con frases como ‘háganmelo saber si no están de acuerdo’ y ‘esta es solo mi opinión, pero…’. Disculparse constantemente y calificar sus declaraciones hacen que sus colegas no lo tomen muy en serio. No importa su sexo, no sobreutilice estas frases; desafíese a tomar un enfoque más directo y conciso al escribir».
8. «Buen trabajo, pero la próxima vez, por favor considera… «
Puede parecer más fácil dar una crítica constructiva por correo electrónico, pero a menudo resulta contraproducente. «Levante el teléfono, acuerde una reunión en persona o hable por videoconferencia», dice Gulino.
«La intención del mensaje casi siempre es diferente al impacto que tiene, lo que significa que lo que pretende decir llegará a su audiencia de manera diferente, y posiblemente de forma negativa. Nunca he visto comentarios constructivos por correo electrónico que hayan sido tomados bien”. Por el contrario, generan una serie de nuevos problemas, como la falta de confianza. «Y si tiene que hacer algún comentario a través de un correo, manténgalo positivo», dice.
9. «Estoy abierto a otras oportunidades»
Esta es realmente una de las peores cosas que puede decir usando el correo electrónico del trabajo. «No le diga a la gente que está buscando empleo a través del correo de la empresa en la que está hoy”, recomienda Tipograph. Hablar con reclutadores o la competencia sobre posibles vacantes es algo que debe hacer desde su cuenta personal y fuera del horario de trabajo.
10. «Como dije en mi correo electrónico anterior…»
Este sentimiento se puede presentar en muchas formas, incluyendo «como ya se señaló antes…» o «como se discutió anteriormente…», dice el country manager de Finder.com, Jon Brodsky.
Se deben evitar todas esas frases. “Este tipo de expresiones son pasivo agresivas y un intento muy poco velado de echarle la culpa a la otra persona por un proyecto que se ha estancado”. En su lugar, simplemente repita lo que sea necesario repetir y avance.
Fuente: Gestión – RIPE
