Cualquier actividad empresarial cuenta con un margen de error que puede poner en peligro todo un proyecto. Por ello, ante la imposibilidad de eliminar todos los riesgos existentes, lo importante es saber identificarlos y manejarlos para darles solución, en caso de que se conviertan en un gran problema.
Los riesgos pueden clasificarse de la siguiente manera:
- Asociados a la planificación: estos riesgos en general provienen de causas externas, como fallos en el suministro por parte de un proveedor o accidentes imprevistos. Todo eso altera la planificación original.
- Asociados al alcance: los objetivos del proyecto pueden crecer conforme los clientes añadan nuevos requerimientos o solicitudes. Esto podría modificar el alcance inicial y es necesario que los encargados del proyecto se adapten.
- Asociados a los recursos: al inicio se tiene una determinada cantidad de recursos. Con el transcurso del tiempo puede cambiar la situación económica de la empresa, del mercado o de otros factores externos. Los responsables deben hacer las modificaciones necesarias para gestionar nuevos recursos o limitar los que ya se tienen.
- Asociados a la tecnología: al utilizar software o utilidades inadecuadas para el tipo de proyecto, la productividad disminuye. Para esto es importante realizar un análisis previo y contar solo con lo que es útil para la organización.
¿Cómo prevenirlos?
Para dicho fin existe una variedad de métodos y herramientas. Según un informe titulado Use and Benefits of Tools for Project Risk Management, publicado en la Universal Journal of Management, estas son las principales técnicas para identificar riesgos:
- Análisis de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA). Así existirá una mayor comprensión del proyecto y de los riesgos involucrados.
- Análisis cuantitativo. Para evaluar el impacto y la probabilidad de que ocurran riesgos. Se asignan escalas numéricas para definir qué factores son más probables y necesitan mayor atención.
- Diagramas de flujo de proceso. Para graficar cómo se relacionan los elementos de la gestión y las posibles causas de problemas.
- Brainstorming. El intercambio de ideas y la creatividad permiten descubrir e identificar posibles riesgos incluso antes de que el proyecto inicie.
- Checklists. Es la elaboración de listas de puntos de control y mecanismos de alerta para comprobar que la planificación del proyecto transcurre de forma correcta. Si se detecta algún problema, permite solucionarlo a tiempo.
- Structured SWIFT o Structured «What-if» Technique (técnica estructurada «¿Y si…?»). Plantea las perspectivas de lo que pasaría si determinado riesgo se transforma en problema. Elabora soluciones anticipadas a riesgos detectados en el brainstorming.
Cómo resolverlos
Una vez identificados los riesgos, toca proporcionar las soluciones. Las siguientes son algunas de las herramientas que cumplen ese propósito.
- Matriz de evaluación de riesgos. Mediante el uso de tablas y gráficos, el eje de ordenadas indica el impacto del riesgo y las abscisas señalan la probabilidad. Por ejemplo, el impacto de la falta de recursos para concluir un proyecto tiene bajas o altas probabilidades de ocurrir. En base a esto, la empresa soluciona los problemas a los que se les da prioridad.
- PERT (Project Evaluation and Review Techniques). Permite dirigir la programación de un proyecto mediante una representación gráfica de las tareas a realizar para solucionar los riesgos. Ofrece información sobre la duración de cada tarea, la persona encargada de realizarla, informes sobre sus avances, etc.
- Diagrama de Gantt. Es útil para planificar y programar tareas dentro de un periodo específico. Se muestran los datos en un gráfico de barras horizontales junto con las actividades por realizar. A cada actividad o solución se le asignan los recursos, inversión y personal requeridos.
- State-Gate. Sirve para asegurar el éxito de un proceso centrado en la solución de problemas. Para ello, se divide en cinco etapas: prospección, definición del problema, desarrollo de las soluciones, prueba y validación.
Fuente: https://www.esan.edu.pe
