La cantidad de distracciones que hoy tenemos son el máximo destructor de la productividad en el trabajo, además, grandes provocadores de errores y de estrés.
Tener constantes interrupciones mientras trabajamos es cotidiano y, lamentablemente, no somos conscientes del terrible daño que ocasionan a la productividad y al bienestar emocional.
Voy a poner un ejemplo, quizá, obvio. Imagínate que cada vez que te quedas sin algún tipo de comida en tu casa como manzanas, jamón, pan, servilletas dejaras lo que estás haciendo para salir al super a comprarlo. ¿Cuánto tiempo crees que perderías al día, a la semana y al mes con esta práctica?, ¿cuánto te gastarás en gasolina, estacionamientos, además de los extras que solemos comprar cuando vamos al super?, ¿crees que con esta práctica podrás terminar todas las otras cosas que tienes que hacer?, ¿serás productivo o improductivo?
A todos se nos parecería absurdo hacer esto, por lo ineficiente que resulta, y porque es muy fácil ver lo costoso que resulta ir al super cada vez que se nos antoja o falta algo.
Lo alarmante es que algunas veces trabajamos de formas igualmente ineficientes porque no es tan fácil ni obvio ver el impacto que tiene.
Que nuestra atención vaya de una actividad a otra, como lo hacemos cuando estamos trabajando en alguna presentación o reporte y de repente volteamos a leer un mensaje o contestar una llamada, rompe nuestra concentración. Y para regresar a la tarea necesitarás utilizar recursos mentales que te lleven a recordar dónde te quedaste, recuperar la concentración y entrar en flow.
Un estudio realizado por la Asociación Americana de Psicología calcula que hacer esto te hace perder un 40% de productividad además de que entre más interrupciones tengas, hay más posibilidades de cometer errores.
De acuerdo con un artículo en la revista INC: Una persona revisa su teléfono un promedio de 150 veces al día para ver sus redes sociales, mensajes o mails. Piensa en tus reuniones de trabajo, ¿cuántos están revisando sus teléfonos, tabletas o laptops?
El objetivo de entender estos costos ocultos en las distracciones, es que puedas diseñar políticas y procedimientos que las administren y limiten, especialmente cuando estás realizando tareas complejas.
Cómo solucionarlo:
El objetivo es analizar las razones por las que nos distraemos, y presentarte diferentes técnicas y herramientas para que puedas minimizar las distracciones y tener tiempo para concentrarte en las tareas importantes.
Las distracciones pueden ser ocasionadas por diferentes causas:
- Personas con atención efímera o muy activas,
- Por nuestro condicionamiento cerebral, y
- Por el síndrome de la política de puertas abiertas
I. Atención efímera
A algunas personas se les dificulta mantenerse enfocadas en un solo tema o actividad e inconscientemente buscan intercambiar tareas. Si este es tu caso te recomiendo llevar a cabo la técnica Mismo tipo de actividades al mismo tiempo:
Dave Allen en su libro Getting Things Done sugiere agrupar actividades o tareas similares en un mismo horario o día. Por ejemplo, puedes programar todas tus reuniones en uno o dos días a la semana (mismo día y horarios) o limitar a horarios específicos la revisión de tu mail (máximo dos o tres veces al día) en lugar de responderlos en el momento que lleguen.
Si eres muy activo y te cuesta trabajo concentrarte, te recomiendo utilizar la técnica pomodoro para llevar a cabo tareas sencillas y muy rápidas al mismo tiempo: consiste en realizar tantas tareas como te sea posible durante 25 minutos SIN INTERRUPCIONES, tomar un descanso real de 5 minutos e iniciar nuevamente durante otros 25 minutos. Después de 4 bloques, que completan 100 minutos, tienes que tomar 15 minutos de descanso moviéndote de tu lugar.
Haz tu lista de pendientes y tareas, identifica y marca todas aquellas que no requieren más de 2 a 3 minutos de tiempo, priorízalas, pon 25 minutos en el temporizador y comienza a llevar a cabo todas las actividades que marcaste; cuando suene la alarma, descansa 5 minutos y comienza de nuevo.
La técnica pomodoro además de incrementar la productividad, te da una sensación de logro y de control al llevar a cabo muchas cosas en poco tiempo
II. Nuestro condicionamiento cerebral:
En realidad, cuesta trabajo dejar las distracciones porque de alguna forma, las disfrutamos; es divertido satisfacer nuestra curiosidad viendo el mail que me acaba de llegar o leyendo el mensaje o la imagen en whatts, viendo lo que postearon mis amigos en FB del evento anterior, o sabiendo quien ha visto o escrito algo sobre lo que comentó.
Estas distracciones generan gratificación inmediata, son un estimulante que hace que el cerebro se sienta bien. Escuchar la notificación del celular, Ipad o computadora distrae; aun cuando no la cheques y te hayas resistido a hacerles caso y continúes trabajando, son un estímulo a la curiosidad que hace que pierdas la concentración y malgastes energía y, sobre todo, fuerza voluntad, que, por cierto, tiene un límite diario. No vale la pena desperdiciarla en esto.
Entonces, para evitar distraerte, te recomiendo que desactives las alertas de tu computadora y pongas tu celular en silencio o fuera de tu vista para evitar voltear cuando la luz se prenda. Además, que no abras tu bandeja hasta la hora asignada para esta tarea, así, no estarás ansioso por ver cuantos mails ya se acumularon.
(Dedico dos cápsulas para explicar cómo administrar eficientemente el mail)
III. El síndrome de la política de puertas abiertas
Cada interrupción por pequeña que sea, como los típicos ¿Tienes un minuto? restan a la productividad y al bienestar emocional de las personas.
Adiós a eso de las puertas abiertas: Determina momentos específicos para estar disponible y reunirte con las personas de tu equipo y el resto del tiempo cierra la puerta.
Suena fuerte la medida, pero es necesario.
Dependiendo de la complejidad de la tarea que estás realizado, una interrupción te puede costar hasta 25 minutos para volverte a concentrar.
Se calcula que los colaboradores son interrumpidos entre el 40 y el 60% de su tiempo, esto es aproximadamente 3 a 5 horas diariamente y, además del dinero que representa para las empresas, para los colaboradores también tiene un efecto negativo en su bienestar emocional.
Cada interrupción, sobre todo cuando estás concentrado en alguna tarea importante, genera emociones negativas de frustración y estrés al ver que no avanzas y no puedes terminar tu trabajo.
Definitivamente, las interrupciones en el trabajo pueden llegar a ser desquiciantes porque las vemos como eso, solo ¨interrupciones¨ que, al no estar planeadas, SIEMPRE son inoportunas y frustrantes.
Sin embargo, es importante recordar que dedicar tiempo a cada una de las personas de tu equipo es parte fundamental de tu trabajo como líder para dar mentoring, seguimiento a prioridades, retroalimentación y para mantener una relación cercana con cada uno.
En conclusión, lo que planteo es, simplemente, organizar tu agenda y asignar días y horarios específicos para que puedas llevar a cabo esta función con entusiasmo y plena confianza que después también tu tendrás tiempo sin distracciones para concentrarte en tus otras prioridades.
Te sugiero dos maneras de hacerlo:
- Dedicar un horario y días para recibir visitas de colaboradores para dudas, firma de documentos, pláticas, etc. Ejemplo Lunes, martes y jueves de 12 a 13
- Lleva a cabo reuniones 1 a 1 con los integrantes de tu equipo en días y horarios específicos (si te interesa esto puedes ver la cápsula de reuniones inteligentes y constructivas o descargar el documento)
Si llevas a cabo estas prácticas, en unas tres semanas te sorprenderá cómo avanzas en el trabajo por tener tiempo para concentrarte tus prioridades.
Fuente: https://mba.americaeconomia.com
